Кадровий облік

Що таке кадровий облік?

          Як відомо, головним ресурсом будь-якого підприємства є люди, його сіпвробітники, які вкладають свій час, свої вміння та досвід в роботу компанії. Тому ведення кадрового обліку в організації, тобто обліку по персоналу компанії, є невід’ємною частиною роботи будь-якого підприємства і є обов’язковим для юридичних осіб і фізичних осіб-підприємців. Оформлення всіх документів по робітникам має суворі законодавчі норми в Україні.

          Тож, кадровий облік – це процес оформлення, внесення змін та зберігання всієї документації підприємства, що пов’язані з її робітниками. За допомогою своєчасного та правильного кадрового обліку вдається оптимізувати процес управління персоналом, налагодити роботу кожного структурного підрозділу чи відділу, спростити процедуру звітності.

          Кожний виданий документ на підприємстві має юридичну силу, включаючи ті, що оформлюються на підставі заяви працівника. Кадровим обліком зазвичай займається відділ кадрів, функціями якого є така кадрова робота: нарахування заробітної плати; оформлення відпусток, лікарняних; оформлення довідок тощо. Адже чим більше кількість співробітників компанії, тим більше потрібно ресурсів для їх оформлення, обліку і контролю дотримання трудового законодавства. І тим актуальніше стоїть питання оптимізації витрат на додаткові процеси.

          Організація такої кадрової роботи для підприємств малого та середнього бізнесу є дуже затратною та відволікає від основної діяльності компанії. Тому для керівників таких підприємств є більш раціональним рішенням аутсорсинг кадрового обліку. В такому випадку, компанія отримує явну економію часу і коштів.

          Які ж обов’язкові кадрові документи мають бути на підприємстві та у ФОП:

-     Штатний розпис, який встановлює для певної організації структуру, штати та посадові оклади працівників. Назви посад у штатному розписі мають відповідно Національному класифікатору професій України (ДК 003:2010), затвердженим наказом Держспоживстандарту № 327 від 28 липня 2010 року.

-     Правила внутрішнього трудового розпорядку, що визначають організацію найманої праці в компанії. Ці правила складаються в довільній формі і затверджуються наказом керівника. Правила зазвичай містять наступну інформацію: порядок прийняття на роботу та звільнення працівників; права і обов’язки роботодавця; права і обов’язки працівників; режим роботи, графік змінності; стягнення за порушення трудової дисципліни; умови конфіденційності та інше.

- Табель обліку робочого часу — це поіменний список усіх працівників компанії з відмітками про використання робочого часу протягом місяця. Ведення Табелю є обов’язковим для усіх підприємств і ФОПів. Табель, як правило, ведеться в електронному та паперовому вигляді. Ведення табелю лише в електронному вигляді не допускається. Типова форма Табеля №П-5 затверджена наказом Держкомстату України № 489 від 05.12.2008 р..

- Накази з кадрових питань. До таких наказів належать накази про: прийняття на роботу (призначення на посаду); переведення (переміщення) на іншу посаду (роботу); звільнення (припинення трудового договору); сумісництво; зміну біографічних даних (прізвища, імені тощо); заохочення (нагородження, преміювання); накладення дисциплінарного стягнення; надання матеріальної допомоги; надання відпусток.

-  Особові картки працівників за формою П-2, що передбачена наказом Держкомстату України від 25.12.2009 р. № 495/656.

-  Трудові книжки працівників та Книга (журнал) обліку руху трудових книжок. Трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника та ведуться на всіх працівників підприємств усіх форм власності, а також у фізичної особи-підприємця. Але починаючи з 10.06.2021р. працівнику при працевлаштуванні достатньо буде надати роботодавцю витяг з Реєстру, де буде зазначено трудовий стаж та попередні місця роботи.

- Графік відпусток.

- Трудові угоди, контракти.

- Колективний договір - для юридичних осіб.

- Посадові інструкції працівників.

- Журнал ознайомлення працівників з внутрішніми нормативними актами.

- Положення про охорону праці.

- Дозвіл на обробку персональних даних та зобов’язання про нерозголошення персональних даних.

- Зобов’язання про дотримання конфіденційної інформації.

         Даний перелік не є вичерпний, законодавством можуть бути передбачені інші специфічні документи, що відповідають діяльності вашого підприємства. Пам’ятайте, що складаючи кадрові документи слід повністю використовувати їх у інтересах вашого бізнесу.